P L U R I ' R H
F I C H E D E P O S T E
O f f i c e M a n a g e r B i l i n g u e H / F
L A D E F E N S E - 9 2

DESCRIPTIF DU POSTE :
PLURI'RH recherche pour l'un de ses clients à La Défense un/e Office Manager bilingue H/F :
Services généraux (administrateur des installations) :
● Assurer la réception et l’accueil de tous les visiteurs du site de La Défense,
● Gérer le courrier entrant et sortant
● S'assurer que les installations de la cuisine / salle de pause sont bien
approvisionnées et fonctionnelles pour les visiteurs et les collaborateurs
● Identifier les besoins et commander toutes les fournitures administratives nécessaires pour le bon fonctionnement du site et de ses collaborateurs (ex : fournitures de bureau, papeterie etc….)
● Anticiper et préparer l'arrivée de nouveaux employés (badges, photos, bureau, téléphone), en s’assurant que leurs zones de travail soient prêtes et fonctionnelles
● Assister et supporter les collègues britanniques venant sur nos sites français (réservation de taxi, réservation de salle de réunion, commande de déjeuner, etc...)
● Organiser des événements internes et préparer la ou les salles de réunion en conséquence pour accueillir les participants (tables et chaises, commande et mise à disposition de boissons et de nourritures, paperboards…)
Services généraux (exploitation des installations) :
● Pour La Défense, Val de Reuil et Aix en Provence, fournir un accompagnement opérationnel des Services Généraux comprenant l'organisation et la réalisation de travaux de maintenance planifiés et réactifs sur ces 3 sites afin de maintenir la qualité et la sécurité de l'environnement de travail des salariés. À l'avenir, cela pourrait également inclure le déplacement de sites et la gestion de nouveaux projets d'installation de bureaux
P L U R I ' R H
● Négocier les contrats de prestations pour des sites nouveaux et existants.
Contrôler et valider les factures mensuelles pour tous les sites inhérentes à l’activité des Services Généraux
● Travailler avec l’European Facilities Manager sur des projets plus importants
● Certification ISO : le(a) Coordinateur/trice des Services Généraux aura un rôle important à jouer dans la gestion de notre certification ISO sur nos sites en France. Ce projet nécessitera de nombreuses modifications de nos sites afin de garantir leur sécurité (systèmes de badges, éléments de sécurité physique, améliorations du système de sécurité, etc.), et la sécurité des informations qui s’y trouvent
Gestion du parc automobile en France (environ 50 véhicules) :
● Négocier les tarifs et gérer la relation avec toutes nos sociétés de leasing automobile
● Gérer la demande de voitures neuves tous les mois (devis, commande nouveau véhicule, organiser réparation et restitution du véhicule en fin de contrat)
Travailler avec des sociétés de location sur des contrats à court terme (contrat de location de 3 mois à 6 mois...) et prochainement à long terme.
● Assurer le respect de toutes les obligations légales (assurances, contrôles techniques, vignette pollution à jour)
● Gérer et supporter les collaborateurs en cas d’accidents (formalités
administratives à remplir, réparations à effectuer, gestion du dossier de sinistre auprès de la compagnie d'assurance)
● Gérer les cartes carburant et les badges de péage (nouvelles commandes, échéances, vérification des factures)
● Gérer les amendes pour excès de vitesse selon la réglementation française en vigueur (dénonciation, comptabilisation, paiement)
● Gérer le parc de voitures auto-partagées (commande de voitures, entretien des voitures, gestion des réservations internes, état des lieux, nettoyage des voitures, etc...)
Support opérationnel et administratif des déplacements professionnels :
● Le(a) coordinateur/trice des Services Généraux prend en charge notre processus interne de réservation de voyages (plateforme de voyage Egencia). Il/Elle fournit un soutien à l'équipe qui supervise nos processus et procédures de voyages internes : interface de voyage interne avec Egencia, traitement des requêtes, contrôle du respect de la politique de voyage, validation des voyages hors politique, support et aide aux réservations difficiles.

Pour postuler : recrutement@plurirh.fr
Qualification, Expérience et Compétences :
● 2 à 3 ans d’expérience dans les Services Généraux et/ou dans la gestion des installations et/ou dans l’Assistanat administratif et/ou opérationnel
● Excellentes compétences en organisation
● Polyvalence et respect les délais
● Maîtrise des produits Google et Microsoft serait un plus
● Solides compétences en communication écrite et verbale
● Excellent relationnel
● Disponible, accessible et fort esprit d'équipe
● Capacité de travailler en autonomie
● Personne de confiance faisant preuve de discrétion, de loyauté et de
confidentialité
● Doté(e) d’un sens inné pour la résolution des problèmes
● Capacité à se dépasser, goût des challenges
● Adaptabilité, flexibilité
● L'anglais parlé et écrit est essentiel pour cette mission.
POSTE A POURVOIR ASAP

REMUNERATION ENTRE 38K ET 45K SELON PROFIL. STATUT CADRE